04 Abr Google Workspace
O Google Workspace é o novo nome para o antigo G Suite, uma plataforma empresarial que reúne diversas ferramentas conhecidas do Google voltadas para as atividades empresariais. Todos os negócios, desde os pequenos até aos grandes negócios multinacionais, é possível utilizar os benefícios do Google Workspace para organizar os processos de gestão, armazenar informações e até criar soluções personalizadas usando a inteligência artificial do Google.
O Google Workspace, consiste então, num espaço online onde poderá organizar o espaço profissional, esta é uma plataforma que inclui diversas ferramentas e oferece versões de vários produtos Google que podem ser personalizados de forma independente com o nome de domínio do cliente. Este espaço oferece várias aplicações com recursos semelhantes aos de pacotes de escritório tradicionais, como é o caso do Gmail, Hangouts, Google Agenda, Drive, Docs, Groups, News, entre outros.
O fundamento principal desta plataforma, está assente em 3 pilares essenciais:
- Fornecer as ferramentas necessárias para economizar tempo e permitir que o trabalho seja feito de uma forma organizada e rápida;
- Permitir o acesso e a partilha de ficheiros, dados e ideias, entre os diferentes membros da equipa;
- Permitir que a empresa funcione e trabalhe de forma flexível e colaborativa, sendo o principal objetivo desta plataforma auxiliar as empresas a melhorar a sua produtividade ao mesmo tempo que promovem a inovação dos seus negócios, tendo como prioridade as necessidades dos clientes e as necessidades dos próprios funcionários.
Nesta nova ferramenta da Google, através das suas aplicações é possível a realização de várias tarefas, como é o caso de:
Guardar e partilhar os ficheiros criados pelo Google Drive – Cada utilizador poderá armazenar na sua conta Drive, diversos trabalhos, notas, rascunhos outros arquivos que podem posteriormente ser partilhados com a restante equipa, onde o documento poder ser visualizado e inclusive alterado pelos membros da equipa aos quais o utilizador que partilhou o documento, concedeu acesso, inclusive os outros utilizadores podem pedir permissão de acesso para editar o documento facilmente, onde o utilizador principal receberá um e-mail na sua conta Google, para poder conceder o mesmo.
Com uma conta Drive de equipa, todos os membros que precisam de acesso a determinado documento, já o têm e, se um funcionário sair da empresa, o utilizador principal da conta Drive da equipa poderá revogar rapidamente o acesso a qualquer dado da empresa. Os Drives individuais e de equipa contam com um armazenamento na nuvem no Google Workspace.
Colaboração em tempo real – Atualmente a colaboração pode ser um desafio maior para as empresas do que era na época antes da pandemia provocada pelo Covid-19, atualmente, com muitas das empresas em regime de trabalho remoto, a colaboração e a comunicação interna pode acontecer com algumas dificuldades, o Google Workspace inclui vários opções para facilitar a colaboração, opções essas que são exclusivos da edição Business da plataforma. Através da partilha em tempo real no Google Worksplace, as equipas podem editar o mesmo Documento simultaneamente, o que elimina o controlo da versão enquanto as equipes trabalham num ambiente remoto. As mudanças acontecem instantaneamente, para que as pessoas possam desenvolver as ideias umas das outras e chegar a um consenso mais rapidamente com comentários e dicas deixadas por uns membros da equipa a outros. Para além desta opção, para facilitar a comunicação, os membros da equipa também podem agendar uma reunião diretamente na plataforma através do Team Calendar ou do mais utilizado que é o Google Meet, onde não existe limite de tempo para a reunião. A função de Google Currents também permite uma própria rede social interna, onde a comunicação é facilitada para toda a organização da discussão e das ideias da equipa.
Integração entre o Google Workspace e o CRM (Customer Relationship Management) – Ao integrar o Google Workspace ao CRM, os vendedores e os representantes do atendimento ao cliente, podem registar automaticamente, as tarefas, as reuniões, as chamadas e os e-mails no Salesforce sem sair do Gmail. É também possível visualizar informações de contactos e de contas nesta plataforma da Google Workspace e extrair facilmente os dados de CRM, para os seus Docs.
Segurança Empresarial através do Endpoint Management– O Admin Console permite controlar as contas do Google Workspace, já o Endpoint Management permite controlar quais os dispositivos que têm autorização e permissão para aceder a estas contas.
Com o Google Workspace Endpoint Management é possível distribuir aplicações nos dispositivos móveis, é também possível verificar o uso e gerir as configurações de segurança e limitar o acesso a qualquer dispositivo do endpoint, assim, caso algum dispositivo saia do controlo da marca é possível apagar os dados confidenciais de forma remota, apagando o dispositivo completamente dos servidores da conta da empresa.
Preservar os dados da empresa com o Google Vault – o Google Vault, permite a preservação dos dados mais importantes e relevantes das contas, inclusive até de contas suspensas. É possível definir regras ao guardar os documentos do Google Workspace, para garantir que nada de importante é eliminado ao mesmo tempo que têm como principal finalidade salvaguardar os dados dos utilizadores, estas regras também se aplicam a documentos excluídos de contas suspensas. Isto têm como finalidade ajudar a equipa a evitar ficar sem os dados quando os funcionários deixam a empresa e facilitar o trabalho da equipa jurídica em caso de futuros problemas.
Iniciar sites através da ferramenta Google Sites – Com o Google sites, a equipa pode trabalhar em conjunto para criar sites de alta qualidade que sejam apelativos e atraentes aos seus visitantes, sem a necessidade de saber fazer programação. Se os documentos são realizados através do Google Workspace, é extremamente fácil a sua colocação num site criado através do Google Sites, sendo apenas necessário, o utilizador arrastar o conteúdo diretamente das restantes aplicações do Google Workspace para o site, escolhendo o design e o formato que o conteúdo deve ser exposto.